Archivage numérique

L’archivage des documents de gestion

L’archivage des documents de gestion est aujourd’hui une demande complémentaire de l’édition papier. Nos clients nous demandent à chaque traitement papier, d’archiver les données sur support média ou extranet. L’objectif est de conserver et faciliter la recherche du document de gestion.

Les fichiers d'archives sont créés au format PDF, norme PDF/A qui est la norme qui tend à s'imposer pour l'archivage longue durée, avec insertion du fond de page d'impression pour avoir un PDF identique au document imprimé.

Le format PDF est le format de référence pour l’archivage : celui-ci est visualisable sur la totalité des plates-formes informatiques grâce au logiciel gratuit Acrobat Reader de la société Adobe, il offre une pérennité garantie par l’étendue de ses champs d’application.
Les PDF fournis sont chiffrés et protégés contre les modifications, ce qui garantit leur intégrité.

Archivage sur support média

Support équipé d'un moteur de recherche autonome :

Les fichiers d'archive sont transmis mensuellement ou à chaque production sous la forme d'un CD ou DVD avec moteur de recherche autonome.
Ce support sera équipé d’une version d’Acrobat Reader qui intègre un « plug’in » pour utiliser le moteur de recherche. L’installation de cette application s’effectue en une seule fois pour consulter l’intégralité des supports utilisant cette technologie.
Lorsque le CD ou le DVD est inséré sur le poste de travail, l’application se lance automatiquement et propose un écran permettant de faire une recherche sur l’ensemble des textes des fichiers PDF ainsi que sur 4 champs de recherche de votre choix, qui auront été indexés par nos soins.
La liste des documents trouvés s'affichent alors à l'écran pour consultation ou réimpression.
La simplicité d'utilisation de ce support permet de gérer l'archivage de production de petite quantité sans nécessiter l'installation de toute une infrastructure pour l'archivage.
Nous pouvons également conserver une copie des supports en nos locaux, ce qui est une sécurité supplémentaire pour l'archivage des documents

Fourniture des PDF bruts et d'un fichier index :

Nous pouvons également vous fournir un CD comportant uniquement les documents PDF d'archive, avec un index constitué selon vos critères au format .txt ou .xml pour réintégration dans un système d'archivage préexistant.

 

Archivage sur serveur sécurisé, mise à disposition d'un extranet

INNEO peut vous proposer une solution d’archivage, avec mise à disposition et consultation des documents via un extranet. Il permettra de :

  • rechercher des documents en fonction de critères spécifiques
  • visualiser et réimprimer un ou plusieurs duplicata
  • garantir l'archivage légal des documents sensibles tels que les factures


L'extranet sera développé par INNEO, et hébergé sur un serveur présentant toutes les mesures de sécurité nécessaires pour la conservation de données sensibles :

  • hébergement dans un datacenter garantissant la continuité de service (climatisation, groupes électrogènes diesel en cas de coupure électrique, redondance des équipements).
  • pare-feu qui permettra de filtrer les adresses IP essayant d'accéder au serveur. On autorisera uniquement les adresses IP provenant  du client.
  • certificat numérique SSL (Secure Socket Layer), pour une consultation en HTTPS qui garantissent le cryptage des communications et des données transmises.
  • authentification des utilisateurs habilités par login / mot de passe et traçage des actions sur le site.