L’archivage des documents de gestion est aujourd’hui une demande complémentaire de l’édition papier. Nos clients nous demandent à chaque traitement papier, d’archiver les données sur support média ou extranet. L’objectif est de conserver et faciliter la recherche du document de gestion.
Les fichiers d'archives sont créés au format PDF, norme PDF/A qui est la norme qui tend à s'imposer pour l'archivage longue durée, avec insertion du fond de page d'impression pour avoir un PDF identique au document imprimé.
Le format PDF est le format de référence pour l’archivage : celui-ci est visualisable sur la totalité des plates-formes informatiques grâce au logiciel gratuit Acrobat Reader de la société Adobe, il offre une pérennité garantie par l’étendue de ses champs d’application. Les PDF fournis sont chiffrés et protégés contre les modifications, ce qui garantit leur intégrité.
Les fichiers d'archive sont transmis mensuellement ou à chaque production sous la forme d'un CD ou DVD avec moteur de recherche autonome. Ce support sera équipé d’une version d’Acrobat Reader qui intègre un « plug’in » pour utiliser le moteur de recherche. L’installation de cette application s’effectue en une seule fois pour consulter l’intégralité des supports utilisant cette technologie.
Lorsque le CD ou le DVD est inséré sur le poste de travail, l’application se lance automatiquement et propose un écran permettant de faire une recherche sur l’ensemble des textes des fichiers PDF ainsi que sur 4 champs de recherche de votre choix, qui auront été indexés par nos soins. La liste des documents trouvés s'affichent alors à l'écran pour consultation ou réimpression.
La simplicité d'utilisation de ce support permet de gérer l'archivage de production de petite quantité sans nécessiter l'installation de toute une infrastructure pour l'archivage. Nous pouvons également conserver une copie des supports en nos locaux, ce qui est une sécurité supplémentaire pour l'archivage des documents.
Nous pouvons également vous fournir un CD comportant uniquement les documents PDF d'archive, avec un index constitué selon vos critères au format .txt ou .xml pour réintégration dans un système d'archivage préexistant.
INNEO Solutions peut vous proposer une solution d’archivage, avec mise à disposition et consultation des documents via un extranet. Il permettra de :
L'extranet sera développé par INNEO Solutions, et hébergé sur un serveur présentant toutes les mesures de sécurité nécessaires pour la conservation de données sensibles :